Funktionsweise der Prüf- und Abrechnungsplattform

1. Erfassung der zertifizierten Reinigungsmaschinen und deren Stammdaten

Sämtliche Maschinenstammdaten sind nach Herstellerangaben in der Prüfplattform hinterlegt. Dazu zählen unter anderem:

  • Selbstfahrer oder Verlademaschine

  • Reinigungsart ( z. B. ob Hochdruck- oder Schrubb-Saug-Technik )

  • Kalt- oder Warmwasser

  • Standard-Reinigungsgeschwindigkeit

  • Reinigungsbreite

  • Vorsprühmöglichkeit

  • Reinigungsmittelverbrauch

  • Füllmengen Frischwassertanks

  • Frischwasserverbrauch

  • Fassungsvermögen Schmutzwassertanks

  • Schmutzwasseranfall

  • Mögliche Arbeitszeit mit den mitgeführten Verbrauchsmaterialien ohne Umpumpen

  • Trockenkehrmöglichkeit zur getrennten Aufnahme von Ölbinder

2. Erfassung der Stammdaten der Dienstleister

Alle Öl-Ass-Dienstleister werden im System umfassend angelegt. Es werden sämtliche geforderten Zertifikate wie Entsorgungsfachbetrieb (EFB), Richtlinien für die Sicherung von Arbeitsstellen an Straßen (RSA 95), Schulungszertifikate der Mitarbeiter, Maschinenprüfsiegel etc. erfasst. Außerdem werden sämtliche im Fuhrpark befindlichen Reinigungsmaschinen und Geräte mit Werten angelegt (Reinigungsleistung, Wasserverbrauch, Ausstattung, Füllmengen, Gewichte usw.).

Auch werden die von jedem Dienstleister hinterlegte Kosten zu Maschinen, Geräten und Personal, Verbrauchsmaterialien, Entsorgungskosten usw., die zur detaillierten Abrechnungsmöglichkeit herangezogen werden, geprüft. Es werden nur Kostensätze innerhalb der Branchenüblichkeit akzeptiert.

3. Automatische Überprüfung der Zertifikate

Alle Zertifikate werden hinsichtlich ihrer Laufzeit überwacht. Der Dienstleister erhält vor Ablauf eines Zertifikates vom System eine Meldung und hat so genügend Zeit, sich um die Verlängerung zu kümmern. Sollte er dem nicht nachkommen, wird der Dienstleister automatisch vom System gesperrt und kann somit keine Abrechnungen mehr vornehmen.

4. Echtzeitprüfung der Plausibilität

Bei Eingabe eines Auftrages werden sämtliche Eingaben des Öl-Ass-Dienstleisters in Echtzeit auf Plausibilität überprüft. Das System verfügt hierzu über sehr komplexe Algorithmen, welche sämtliche den Reinigungsprozess betreffenden Eingabewerte gegenprüfen (z. B. wird der Wasserverbrauch des Maschinentyps verglichen mit der entsorgten Wassermenge und aufgewandten Menge an Reinigungsmittel im Verhältnis zur Reinigungsfläche und angegebenen Reinigungszeit). Desweiteren gibt es Faktoren wie Wetterverhältnisse, Art und Menge des ausgelaufenen Mediums, Art der kontaminierten Fläche, Einwirkzeit usw., die eine standardmäßige Reinigung verzögern oder begünstigen können. Das Abschicken eines automatisiert geprüften Auftrages zur weiteren Prüfung im Vier-Augen-Prinzip an die Öl-Ass ist nur möglich, wenn alle Werte eingehalten werden. Wird dabei eine Toleranz überschritten, erhält der eingebende Dienstleister einen entsprechenden Hinweis.

Um Manipulationen zu verhindern implementiert die Plattform verschiedene Methoden zur Kontrolle und Protokollierung der vom Benutzer gemachten Eingaben und Korrekturen.

Hinweis: Die zur Prüfung nötigen Daten sind Pflichtfelder. Diese gibt jeder Dienstleister eigenverantwortlich ein. Dies gilt auch für die Freitextfelder wie z.B. Arbeitsdokumentation. Von der Plattform wird keine Rechtschreib- oder Satzbauprüfung vorgenommen.

5. Freigabeverfahren

Wenn alle Auftragsdaten erfasst sind, generiert das System einen geschlossenen Vorgang, der neben allen erfassten Daten sowie der Bilddokumentation auch vorhandene oder erforderliche fallbezogene Dokumente wie Wiegescheine, polizeiliche Vorkommnisberichte, usw. enthält. Der geschlossene Vorgang kann nach Abschicken vom ausführenden Dienstleister nicht mehr geändert werden. Danach erfolgt die manuelle Überprüfung im Vier-Augen-Prinzip zweier Sachverständiger, um die bereits automatisiert geprüften Angaben nochmals zu kontrollieren und mit den Lichtbildern sowie hinterlegten Dokumente zu vergleichen. Erst dann, wenn alle Eingaben korrekt sind und auch die Bilddokumentation den Eingabedaten entspricht, wird der Auftrag freigeben und daraus eine eigene Rechnung des Dienstleisters erzeugt. Ergeben sich Unstimmigkeiten, so wird der Auftrag mit Anmerkungen wieder zurückgewiesen. Danach muss der Dienstleister entweder die fehlenden Dokumente nachreichen oder Eingaben ergänzen. Die Änderungen werden protokolliert.

6. Rechnungsversand

Eine so für den Dienstleister in der Plattform erzeugte Rechnung mit Rechnungsnummer aus dessen eigener Buchhaltung wird zusammen mit allen rechnungsrelevanten Dokumenten auf elektronischem Wege an den Kostenträger versandt. In Ausnahmefällen ist der Versand auch per Post möglich.

7. Abrechnung der vom Dienstleister abgetretenen Forderung

Bei der in der Plattform erzeugten Rechnung handelt es sich um eine geprüfte Rechnung des jeweiligen Dienstleisters. Dieser ist formell Inhaber, der vom Straßenbaulastträger oder einem anderen Eigentümer einer beschädigten Sache abgetretenen Forderung. Eine Abtretung des Geschädigten zum Nachweis der Forderungsinhaberschaft ist Grundvoraussetzung zur Abrechnung über die Öl-Ass. Ausnahmen sind Direktabrechnungen gegenüber dem Eigentümer einer beschädigten Sache z. B. Abrechnung von Schäden unbekannter Verursacher gegenüber dem Auftraggeber oder Schäden auf Privatgrundstücken. Der Dienstleister wiederum tritt diese Forderung an Öl-Ass ab. Öl-Ass rechnet die entsprechende Forderung mit dem Kostenträger ab und leitet den jeweiligen Erstattungsbetrag an den Dienstleister abzüglich einer vereinbarten Plattform-Nutzungs- und Bearbeitungsgebühr weiter. Der Ausgleich durch eine Kooperationsversicherung ist bei klaren Verhältnissen innerhalb einer nach Rechnungserhalt definierten Frist garantiert. Forderungen an Nicht-Kooperationsversicherer werden mit einer Frist von vier Wochen berechnet. Nachfragen zu den Schadensfällen und eventuelle Einwände werden von der Öl-Ass zeitnah bearbeitet. Nachgeforderte Unterlagen werden, falls in der Plattform nicht hinterlegt, von der Öl-Ass bei dem jeweiligen durchführenden Dienstleister angefordert und weitergeleitet.

8. Rückabtretung nicht eintreibbarer Forderungen

Im Falle einer nicht eintreibbaren Forderung oder Teilforderung tritt Öl-Ass die offene Forderung an den Dienstleister zurück ab. Diesem bleibt dann der Klageweg oder die Geltendmachung über den jeweiligen Auftraggeber freigestellt. Es besteht die Möglichkeit, die gesamte Schadenakte digital an den Dienstleister oder dessen Anwalt zu versenden.